Корпоративная почта на Яндексе: как завести на своём домене и настроить

Корпоративная почта на Яндексе — это ящики вида имя@вашдомен.ru в сервисе Яндекс 360 для бизнеса: вы подключаете свой домен, создаёте ящики сотрудникам и управляете ими из одной админ-панели. От бесплатной почты она отличается доверием клиентов и контролем: письма уходят с адреса компании, доступ при увольнении остаётся у вас, а настройка MX-записей и подтверждение домена занимает один вечер по инструкции.

Бесплатная почта на общем домене подходит на старте, но растёт вместе с рисками: письма попадают в спам, уволившийся сотрудник уносит переписку, адрес firma2015@yandex.ru не внушает доверия на документах. Корпоративная почта на своём домене решает это и при этом проще, чем кажется: домен подтверждается один раз, ящики создаются за минуты, старые письма переносятся по IMAP без потерь.

Что такое корпоративная почта на Яндексе и чем отличается от бесплатной

Корпоративная почта на Яндексе — это сервис Яндекс 360 для бизнеса, в котором электронные ящики работают на домене компании: ivan@firma.ru, sales@firma.ru, а не на общем яндексовском адресе. Управление всеми ящиками сотрудников происходит из единой админ-панели: администратор создаёт и удаляет учётные записи, задаёт общие адреса, следит за объёмом хранилища.

Главное отличие от бесплатной почты — контроль. В бесплатном ящике доступ принадлежит сотруднику: если он уволился, переписка ушла вместе с ним. В корпоративной почте доступ принадлежит компании: ящик блокируется, почта остаётся, новый сотрудник продолжает переписку с того же адреса. Плюс адрес на собственном домене выглядит на документах, в коммерческих предложениях и в подписи так, как не выглядит никогда бесплатный.

Сколько стоит корпоративная почта Яндекс 360

Яндекс 360 для бизнеса — подписочный сервис: плата взимается за каждый почтовый ящик в месяц, а тарифы различаются числом ящиков и объёмом хранилища на пользователя. Точные цены сервис периодически меняет, поэтому актуальную стоимость стоит смотреть на официальной странице Яндекс 360 — там же видно, что входит в каждый тариф.

Для ориентира: у сервиса есть пробный период, в котором можно подключить домен, создать ящики и проверить, как всё работает, до оплаты. Это снимает главный страх перехода — платить вслепую. Порядок такой: регистрация, подтверждение домена, настройка записей, тестовая работа, затем выбор тарифа под число сотрудников.

Когда бесплатной почты достаточно, а когда нет: если в компании два-три человека и переписка эпизодическая, бесплатные ящики пока закрывают задачу. Как только появляются сотрудники, клиентская переписка, требования к образу и риск ухода переписки при увольнении — корпоративная почта окупается одним сохранённым ящиком уволившегося менеджера.

Честно: Яндекс 360 — платный сервис, и при бюджетах, которые режут, его стоит сравнить с альтернативой — собственным почтовым сервером. Свой сервер даёт полный контроль над данными и настройками, но вместе с контролем приходит и ответственность: администрирование, обновления, защиту от спама и взлома и главное — доставляемость: без грамотно выстроенной репутации IP-адресов собственные серверы массово попадают в спам у получателей. Поэтому для компании без штатного почтового администратора подписка обычно выходит проще и дешевле собственной инфраструктуры.

Чтобы сравнение было предметным, считайте по структуре, а не по ощущениям. Возьмите офис на 50 человек. Яндекс 360: цена подписки за ящик в месяц × 50 ящиков × 12 месяцев — точные тарифы берите на официальной странице сервиса на дату решения, потому что они меняются. Собственный сервер: стоимость сервера + лицензии ПО + администрирование (штатный специалист или аутсорсинг) + резервирование и замена железа. Сложите оба столбца за год — и выбирайте уже не привычку, а цифры.

Как создать корпоративную почту: пошаговая настройка

Настройка корпоративной почты занимает один вечер. Ниже — порядок действий в панели управления Яндекс 360 и в панели регистратора домена: от создания организации до переноса писем. Сложнее всего не сама настройка, а работа с DNS, поэтому эту часть разберём подробнее всего.

Начните с создания организации: зайдите на сайт Яндекс 360 для бизнеса, нажмите кнопку создания организации, введите название компании и адрес сайта — это будущий домен почты. Сервис предложит завести аккаунт администратора, основной ящик, с которого ведётся управление всеми настройками и пользователями. Дальше нужно доказать сервису, что домен ваш: в панели управления откройте раздел подтверждения домена и выберите способ — DNS или HTML-файл. При способе DNS сервис покажет TXT-запись, скопируйте её значение, перейдите в панель управления хостингом или регистратора домена, откройте список DNS-записей и добавьте новую запись типа TXT с этим значением. Подтверждение срабатывает после обновления DNS-серверов — от нескольких минут до пары часов.

Шаг 3. MX-записи — куда доставлять письма. MX-запись сообщает всему интернету, какие сервера принимают почту вашего домена. В панели Яндекс 360 откройте страницу настройки DNS: там будет список параметров для почты. Перейдите к редактированию DNS-записей домена и создайте MX-запись с адресом сервера mx.yandex.net и приоритетом 10, как указано в инструкции сервиса. Если у домена уже была MX-запись старой почты, отключите её, иначе часть писем будет уходить на прежний сервер.

Шаг 4. SPF и DKIM — подпись исходящей почты. Обе настройки делаются TXT-записями, но важно понимать, что это не антиспам-фильтры: SPF и DKIM прежде всего проверяют подлинность отправителя и писем — они доказывают почтовым системам получателей, что письмо действительно отправлено с серверов вашего домена. SPF-запись перечисляет, какие сервера имеют право отправлять почту от имени домена: значение для Яндекса сервис показывает в разделе настройки DNS — скопируйте его и добавьте TXT-запись у регистратора. DKIM подписывает письма цифровой подписью: в панели управления нажмите кнопку создания подписи, скопируйте длинное значение открытого ключа и добавьте его тоже TXT-записью. Рядом стоит добавить и DMARC — запись, которая говорит получателям, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF и DKIM (пропустить, отправить в спам или отклонить), и которая отчитывается владельцу домена о попытках подделки адресов. Без этих записей почтовые системы не могут проверить отправителя и могут отправить в спам даже деловые письма.

Теперь создайте ящики сотрудникам. В разделе «Пользователи» панели управления нажмите кнопку добавления: укажите имя и фамилию сотрудника, задайте логин будущего ящика — и сотрудник получит приглашение на свой личный адрес. Общие ящики вроде info@ и sales@ создаются там же или в разделе общих адресов: добавьте адрес и выберите, кто из сотрудников будет его читать. Такой ящик не привязан к одному человеку и остаётся компании при любой ротации.

Шаг 6. Перенос писем и почтовый клиент. Чтобы не потерять историю переписки, старые письма переносятся по IMAP. Ручной способ: в почтовом клиенте (Outlook, Thunderbird или сам Яндекс) добавьте новый ящик, затем перетащите папки со старого ящика в новый — клиент скопирует письма на сервер Яндекса. Но у Яндекса есть и отдельный инструмент переноса: в панели управления Яндекс 360 запускается импорт почты по IMAP с указанием доступов к старому ящику — сервер переносит письма сам, без ручного перетаскивания. Гарантировать отсутствие потерь на 100% невозможно ни одним способом, поэтому результат проверяют: сверяют количество писем и папок в старом и новом ящике, открывают письма с вложениями, а на период переезда делают дополнительное резервное копирование старой переписки. После переноса настройте почтовый клиент на каждом рабочем месте по данным из панели управления (серверы IMAP и SMTP, порт, шифрование) или работайте через веб-интерфейс. Полностью отключать старую почту стоит только после успешной миграции: когда все ящики созданы, письма перенесены и MX-записи уже указывают на Яндекс — до этого момента старый ящик держите как архив, а новый ведите рабочую переписку.

Кому нужна корпоративная почта и когда её сопровождать

Корпоративная почта нужна компаниям, у которых переписка с клиентами — часть сделки: офисы услуг, торговые и производственные компании, клиники, любой бизнес, где адрес на документах влияет на доверие. А также растущим командам, в которых увольнения уже означают потерю переписки и контактов.

Сама по себе корпоративная почта решает задачу «адрес на домене». Но в растущем офисе за ней приходят соседние: сервер 1С, локальная сеть, резервное копирование почты и документов, защита от взлома ящиков, настройка доступа для новых сотрудников. Отдельно в корпоративной почте стоит включить то, чего в бесплатной нет: двухфакторную аутентификацию на ящики, разграничение прав доступа (кто читает общие ящики, кто управляет настройками) и регулярное резервное копирование переписки. Когда это перестаёт помещаться в обязанности одного «самого разбирающегося» человека, почту вместе с остальной инфраструктурой разумно отдать на сопровождение: единый подрядчик закрывает и серверы, и сеть, и почту по одному договору с SLA, выездом инженера от двух часов и круглосуточным мониторингом. Узнать состав такого сопровождения можно на странице ИТ-аутсорсинга для бизнеса.

Частые вопросы